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“La tendencia en organización de eventos es conectarse y trabajar en red”

“La tendencia en organización de eventos es conectarse y trabajar en red”

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Desde Etérea Comunicaciones nos enfocamos en mejorar la comunicación de empresas, al tiempo que construimos canales para conectarlas con sus audiencias. Desde esta línea, proponemos un ciclo de entrevistas con profesionales de diferentes áreas que con su trabajo contribuyen al crecimiento de las pymesEn este caso, ahondaremos sobre la organización de eventos, y cuáles son las tendencias en tiempos donde la virtualidad aparece en el centro de la escena. Al respecto, entrevistamos a Jorge Magariños, licenciado en Relaciones Públicas y Comunicación y especialista en organización de eventos, ceremonial y protocolo.

Magariños hace hincapié en la función de comunicar que tiene un evento y cómo la identidad de una empresa se construye a partir de este tipo de actividades. También reflexiona sobre cuando una pyme debe contratar este servicio, o incluir un área interna con esta competencia específica.

 

Los eventos en la virtualidad

  • ¿Cómo impactan los cambios tecnológicos y la virtualidad en el área de Eventos?

La virtualidad llegó en buena hora, ya que con la pandemia nuestra rama quedó visiblemente afectada. Esto nos permitió mejorar nuestra conectividad y adaptarnos, en muchos casos, al presupuesto acordado con la empresa.
En la actualidad, se puede contratar a un personaje famoso o requerido sin necesidad de llevarlo físicamente al evento, omitiendo los gastos de hotel o traslado. No obstante, la virtualidad no suple el encuentro cara a cara ni la experiencia de compartir un momento, pero sí es posible acceder a cosas que nos gustan, a un costo inferior.
Por otro lado, hoy la tecnología nos permite hacer eventos online, como los Webinar, o trabajar en plataformas digitales exclusivas para la organización de eventos. Este tipo de metodología ha sido un boom en este contexto.
También, es importante hacer una pausa ante lo abrumador de la digitalidad y pensar en cómo generar proximidad con el otro, a pesar de la distancia. Nos preguntamos entonces qué necesitamos para “atrapar” al participante o asistente, para que se quede en el evento, los disfrute y vea que la actividad tiene potencial y mucho jugo para exprimir.

  • ¿Cuáles son los costos propios de la virtualidad?

En general los costos de las plataformas para desarrollar eventos online, suelen estar cotizados en dólares, no obstante, se puede armar un presupuesto a medida de las posibilidades de cada empresa. Existe la opción de contratar una gran plataforma, diseñar un sitio web específico para el evento, o simplemente resolverlo gratuitamente con zoom, que es una plataforma que utiliza más del 80% de las personas con facilidad y es una buena opción para hacer webinars o reuniones.

 

 

Eventos: tendencias del sector

  • ¿Cuáles son las tendencias en materia de organización de eventos?

La tendencia son los eventos corporativos con estrategias en networking, que buscan vincular personas que pertenecen a diferentes ecosistemas. Así conviven y trabajan en conjunto un inversor con un empresario, un emprendedor y profesionales independientes, entre otros. Todo el tiempo se busca vincular actividades y perfiles distintos.

“La tendencia es conectar y trabajar en red”.

  • ¿Cuándo una pyme empieza a tener la necesidad de tercerizar parte o toda la organización de eventos?

Es importante el rol del profesional en la organización de eventos, ya sea para una actividad de un cliente individual, una pyme o si se trata algo de mayor escala. La organización de eventos si bien parece algo sencillo, no lo es.
Se trata de un acto comunicativo. Es mostrar la identidad de una empresa y construir una imagen exacta de lo que los asistentes deben llevarse en su mente cuando termina el evento.

“Esta profesión debe gustarte, porque si bien la diversión siempre está: antes, durante y finalizado el evento, es importante tener presente la profesionalidad que requiere un organizador”.

Las pymes deben apoyarse en un organizador de eventos, desde el minuto cero. Puede que las actividades sean pequeñas, pero hay ciertos puntos que no pueden pasar por alto, y sobre todo cuando una organización está en crecimiento, sea cual sea el campo al que se dedica.
Esto es importante para posicionar a la empresa de acuerdo a lo que quiere comunicar, cómo quiere generar identidad y qué imagen desea transmitir. Después, el hecho de que la persona organizadora esté dentro o fuera de la empresa es independiente, mientras sea un profesional en el área.

Eventos: de la idea a la práctica

  • ¿Cualquiera puede manejar el nivel de adrenalina y estrés que necesita la planificación de un evento?

La pyme puede poner a un administrativo, por ejemplo, delante de un evento y esta persona quizás tenga un talento innato para hacerlo sin problema, pero también puede que no y es por eso se dedica a ser administrativo.

“Hay que entender al profesional de organización de eventos como el núcleo de la información y de la acción”.

La organización de eventos requiere el contacto permanente con otras personas: con quienes te contratan, con los proveedores y con los asistentes, que en general son una mezcla de perfiles distintos. Hay que saber manejar todo eso, al tiempo que está siempre latente la presión de que salga todo bien.

“Ante cualquier imponderable hay que mantener la calma, eso es un ejercicio que todos los organizadores de eventos desarrollamos con el paso de los años”.

 

  • ¿Es necesario un equipo propio o el organizador de eventos puede trabajar con un equipo de la empresa?

Siempre que las cosas estén claras, se puede trabajar con el equipo interno de la empresa. En sí, para esta profesión, el trabajo en equipo es fundamental, porque no hay una persona omnipotente que pueda hacer todo.
Para organizar un evento, necesitamos del personal administrativo, el de recepción e incluso y si el evento lo amerita, también gente del área de legales. También es necesario un equipo de soporte, técnicos de sonido e iluminación, personal de limpieza, seguridad, catering, etc. Una sola persona no puede ponerse el sombrero de todos.

“En relación al trabajo con el personal interno de la pyme, si se puede trabajar en conjunto, pero debe entenderse desde el lado interno, que hay un externo que va a coordinar las funciones, no como un jefe, sino como una parte del equipo de trabajo”

  • ¿Cómo se articula el deseo del cliente con el presupuesto disponible?

Una vez que se coordina con la pyme hacia dónde quiere ir, es tarea del organizador darle a conocer los presupuestos.

“Adaptamos lo que necesita el cliente, con el presupuesto con el que cuenta para realizar el evento”.

Como profesionales en el área, hemos construido un abanico de posibilidades con diferentes herramientas que nos permiten adaptarnos. A lo mejor no podemos organizar Disney, pero puede estar por ahí cerca. La realidad es que hay eventos de todas las medidas, para todas las empresas”.

  • ¿Qué tips les darías a una empresa que esté por contratar a un organizador de eventos?

Los tres puntos a tener en cuenta a la hora de contratar a un organizador son.

  1. Tener claro el objetivo del evento: al momento de contratar a un profesional de este tipo, tengo que tener en claro lo que quiero lograr con el evento, es decir, poner un objetivo al evento en sí mismo. Este puede ser, crecer en redes sociales o mostrar un producto para llegar a zonas donde no he podido llegar, entre otros.
  2. Comparar diferentes propuestas de organizadores de eventos: es necesario llamar a varios organizadores o empresas organizadoras y ver las diferencias entre sus propuestas, para ver cuál se adapta mejor al objetivo o a la forma en que trabaja la empresa y sus colaboradores. Tiene que haber una buena relación interpersonal, porque es un trabajo importante y tiene mucha interacción.
  3. Tener conocimiento de lo que quiero hacer: la fuente de inspiración es importante para que el profesional entienda lo que la empresa quiere hacer y a qué público está destinado el evento.

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